De vuistregel
Zet elke taak op twee assen: hoe vaak komt ze terug, en wat kost het als het fout gaat? Alles wat vaak terugkomt en waar een fout goedkoop is, automatiseer je. Alles wat zelden voorkomt of waar een fout je een klant kost, doe je met de hand.
De meeste bedrijven doen het omgekeerde: ze automatiseren hun verkoopgesprek met een chatbot en tikken hun rapportage nog altijd zelf over.
Doen: dit werkt vandaag
- Leadverwerking — formulier naar CRM, met bron en fase automatisch ingevuld.
- Melding bij een nieuwe aanvraag, naar de juiste persoon, met alle velden in het bericht.
- Opvolgherinneringen — een dagelijkse lijst van leads die te lang op dezelfde status staan.
- Maandrapportage — advertentiecijfers automatisch verzamelen in één overzicht.
- Reviews vragen — een bericht een vast aantal dagen na oplevering.
- Publicatieplanning — content vooruit inplannen over kanalen heen.
- Facturatiegegevens doorsturen naar je boekhouding.
Half doen: automatiseer de voorbereiding, niet de beslissing
Er is een categorie taken waar automatisering het werk klaarzet maar een mens beslist. Dat is bijna altijd de juiste tussenoplossing.
- Een concepttekst laten opstellen die iemand nakijkt vóór hij vertrekt.
- Een prijsvoorstel automatisch vullen met de juiste gegevens, maar zelf de prijs zetten.
- Advertentierapporten laten samenvatten, maar zelf beslissen wat je aanpast.
- Binnenkomende mails laten sorteren op onderwerp, niet laten beantwoorden.
Niet doen
- Het eerste verkoopgesprek. Een chatbot die kwalificeert, kost je de leads die twijfelen.
- De inhoud van je advertenties. Wat werkt, komt uit gesprekken met klanten, niet uit een generator.
- Automatische antwoorden op klachten.
- Prijszetting.
Begin bij het einde van je proces, niet bij het begin
Een fout die we vaak zien: bedrijven beginnen te automatiseren bij het binnenkomen van leads, terwijl het lek verderop zit. Als je opvolging niet werkt, levert een snellere leadverwerking je niets op — je krijgt de leads alleen sneller op dezelfde stapel.
Meet eerst waar je het meeste verliest. Automatiseer dat. Werk dan naar voren.
Wat het kost aan tijd, niet aan geld
De software is meestal niet het probleem. Het echte werk zit in het uitschrijven van je proces: welke velden, welke statussen, wie is eigenaar, wat gebeurt er als iets faalt.
Reken op een halve dag denkwerk per proces dat je automatiseert, en op een paar uur bouwen. Wie die halve dag overslaat, bouwt een automatisering die de rommel sneller rondstuurt.
Veelgestelde vragen
- Welk platform moeten we nemen?
- Voor de meeste KMO's is die keuze minder belangrijk dan het proces erachter. Make is toegankelijker om mee te starten, n8n geeft meer controle en kan je zelf hosten. Kies wat de persoon die het onderhoudt begrijpt.
- Is dit hetzelfde als AI inzetten?
- Nee, en dat is een nuttig onderscheid. Het meeste van wat hierboven staat is gewone automatisering: als dit, doe dat. AI voegt daar oordeel aan toe, en oordeel is precies waar fouten duur worden. Automatiseer eerst het domme werk.
- Wanneer is het de moeite?
- Als je een taak minstens wekelijks doet en ze meer dan tien minuten kost. Onder die grens ben je langer bezig met bouwen dan met doen.
Geschreven door
Bert Christiaens
Zaakvoerder bij VIEWS
Bert richtte VIEWS op en draait zelf de campagnes. Hij schrijft over wat hij ziet in advertentieaccounts van Vlaamse KMO’s — niet over wat goed klinkt op een conferentie.
Wil je dit voor jouw bedrijf laten werken?
We bekijken je huidige instroom, rekenen door of het rendeert, en zeggen het ook als het niet past.
Ontdek wat mogelijk is voor jouw bedrijf